Nenmatsu Chosei và Kakutei Shinkoku: Hướng dẫn lấy lại tiền thuế cho nhân viên tại Nhật

"Công ty bảo tôi 'Nộp giấy tờ Điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Chosei)', nhưng cái này khác gì với Kê khai thuế (Kakutei Shinkoku)?"

"Tôi có phải làm cả hai không? Hay chỉ cần làm một cái là đủ?"

Rất nhiều người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản cảm thấy bối rối trước sự khác biệt giữa hai chế độ này. Thực tế, trên Reddit đã có bài đăng chia sẻ rằng: "Do không kịp hạn chót của công ty, tôi đã mất khoản tiền hoàn thuế lên tới ¥66,000".

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích rõ sự khác biệt giữa Điều chỉnh thuế cuối năm và Kê khai thuế, đồng thời hướng dẫn cụ thể bạn cần nộp giấy tờ gì và vào lúc nào.

⏰ Các hạn chót quan trọng năm 2025:

• Điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Chosei): Đến 30/11/2024 (tùy công ty)
• Kê khai thuế (Kakutei Shinkoku): 17/2/2025 – 17/3/2025

Nếu làm thủ tục đúng cách, trung bình bạn có thể nhận lại khoản tiền hoàn thuế từ ¥20,000 – ¥100,000.

Điều chỉnh thuế cuối năm và Kê khai thuế: Khác nhau chỗ nào? [Bảng so sánh]

Trước hết, hãy hiểu sự khác biệt cơ bản giữa hai chế độ này.

Điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Chosei) là chế độ mà công ty thay mặt bạn tính toán và điều chỉnh số tiền thuế thừa hoặc thiếu. Ngược lại, Kê khai thuế (Kakutei Shinkoku) là chế độ mà chính bạn phải tự báo cáo thu nhập trong 1 năm với Sở thuế.

Hãy xem bảng dưới đây để thấy sự khác biệt chính:

Mục	Điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Chosei)	Kê khai thuế (Kakutei Shinkoku)
Đối tượng	Nhân viên công ty (về cơ bản là tất cả)	Người có thu nhập phụ, thu nhập năm trên 20 triệu yên, muốn khấu trừ chi phí y tế, v.v.
Thời hạn	Giữa đến cuối tháng 11 (tùy công ty)	17/2/2025 (Thứ Hai) – 17/3/2025 (Thứ Hai)
Ai thực hiện?	Công ty làm thay	Tự mình kê khai
Thời điểm nhận tiền hoàn	Lương tháng 12 hoặc tháng 1	2 tuần – 2 tháng sau khi kê khai
Nơi nộp	Công ty đang làm việc	Sở thuế (qua e-Tax, bưu điện hoặc trực tiếp)

Quy tắc cơ bản: Nhân viên công ty chủ yếu làm Điều chỉnh thuế cuối năm. Kê khai thuế chỉ cần thiết trong các "trường hợp đặc biệt".

Hầu hết nhân viên công ty sẽ hoàn tất thủ tục thuế chỉ với Điều chỉnh thuế cuối năm. Tuy nhiên, nếu bạn làm thêm (baito), kinh doanh phụ hoặc tốn nhiều chi phí y tế, bạn sẽ cần làm thêm Kê khai thuế.

Bạn thuộc nhóm nào? Chỉ cần Điều chỉnh thuế hay cần cả Kê khai thuế?

Hãy xác nhận xem bạn thuộc trường hợp nào dưới đây.

Chỉ cần Điều chỉnh thuế cuối năm là đủ

• Chỉ nhận lương từ 1 công ty duy nhất.
• Thu nhập phụ (fukugyo) dưới ¥200,000/năm.
• Không có ý định xin các khoản khấu trừ đặc biệt (như khấu trừ chi phí y tế, khấu trừ vay mua nhà năm đầu...).
• Kịp thời hạn nộp giấy tờ cho công ty.

Nếu thuộc nhóm này, bạn chỉ cần điền vào giấy tờ công ty phát và nộp lại là xong.

Trường hợp "BẮT BUỘC" phải Kê khai thuế

Nếu bạn thuộc một trong các trường hợp sau, bạn bắt buộc phải tự đi Kê khai thuế:

• Thu nhập năm từ ¥20,000,000 trở lên.
• Thu nhập phụ trên ¥200,000/năm.
• Làm việc tại 2 công ty trở lên cùng lúc.
• Nghỉ việc giữa chừng trong năm và chưa đi làm lại trước cuối năm.
• Về nước sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoặc rời Nhật Bản giữa năm.

Trong các trường hợp này, Điều chỉnh thuế cuối năm không thể tính toán hết thuế của bạn, nên bạn phải tự làm.

Trường hợp Kê khai thuế để "Nhận lại tiền" (Tự nguyện)

Trong các trường hợp sau, tuy không bắt buộc, nhưng nếu Kê khai thuế, bạn có thể được hoàn lại tiền thuế:

• Chi phí y tế trên ¥100,000/năm (hoặc trên 5% thu nhập).
• Đóng thuế quê hương (Furusato Nozei) cho từ 6 địa phương trở lên.
• Lần đầu tiên xin khấu trừ vay mua nhà (chỉ năm đầu, từ năm thứ 2 trở đi làm qua Điều chỉnh thuế).
• Quên làm Điều chỉnh thuế cuối năm hoặc trễ hạn của công ty.
• Quên nộp giấy tờ khấu trừ bảo hiểm nhân thọ.

Đặc biệt, những ai đã lỡ hạn Điều chỉnh thuế cuối năm đừng bỏ cuộc. Hãy làm Kê khai thuế (17/2 – 17/3/2025) để nhận lại tiền.

Cách viết giấy tờ Điều chỉnh thuế cuối năm [Giải thích chi tiết 3 loại giấy tờ]

Có 3 loại giấy tờ chính bạn cần nộp. Hãy xem chi tiết cách viết từng loại.

Thời hạn và Quy trình

Lịch trình chung thường như sau:

• Cuối tháng 10 – Đầu tháng 11: Công ty phát giấy tờ.
• 15/11 – 30/11: Hạn chót nộp lại (tùy công ty).
• Tháng 12 hoặc tháng 1: Tiền hoàn thuế được chuyển cùng lương.

⚠️ Quan trọng: Nếu lỡ hạn này, bạn phải tự đi Kê khai thuế (17/2 – 17/3/2025) mới nhận được tiền hoàn.

Hãy kiểm tra kỹ hạn chót của công ty bạn.

Giấy tờ ①: Tờ khai khấu trừ người phụ thuộc (Fuyo)

Tên chính thức: 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

Mục đích: Để đăng ký giảm thuế cho bản thân và người phụ thuộc. Nếu không nộp, bạn sẽ bị tính thuế cao nhất.

Các mục chính cần điền:

1. Họ tên, Địa chỉ, Ngày sinh, Mã số cá nhân (My Number)
   • Phải ghi chính xác tuyệt đối như trên Thẻ ngoại kiều (bao gồm khoảng cách, chữ hoa/thường).
2. Thông tin vợ/chồng (nếu đã kết hôn)
   • Họ tên, ngày sinh, My Number.
   • Chỉ điền nếu thu nhập của vợ/chồng dưới ¥1,030,000/năm.
3. Thông tin người phụ thuộc (người thân bạn nuôi dưỡng)
   • Con cái, bố mẹ... những người bạn hỗ trợ kinh tế.
   • Mức khấu trừ: ¥380,000 – ¥630,000/người (tùy độ tuổi và việc có sống chung hay không).

Lưu ý quan trọng cho người Việt Nam:

Khi đăng ký người phụ thuộc đang sống ở Việt Nam (bố mẹ, con cái), bạn BẮT BUỘC phải có:

• Giấy tờ chứng minh chuyển tiền: Sao kê ngân hàng, hóa đơn chuyển tiền (thể hiện việc chuyển tiền định kỳ).
• Giấy tờ chứng minh quan hệ: Giấy khai sinh, Đăng ký kết hôn (Bản dịch tiếng Nhật hoặc tiếng Anh).
• Chứng minh thu nhập của người thân: Chứng minh thu nhập thấp hơn mức quy định.

Từ năm 2023, quy định đã thắt chặt hơn, nếu thiếu giấy tờ sẽ không được chấp nhận. Hãy chuẩn bị sớm.

Giấy tờ ②: Tờ khai khấu trừ cơ bản, vợ chồng & điều chỉnh thu nhập

Tên chính thức: 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

Mục đích: Khai báo thu nhập của bạn và vợ/chồng để tính mức giảm thuế.

Các mục chính:

1. Thu nhập ước tính năm nay của bạn
   • Tổng lương từ tháng 1 đến tháng 12.
   • Ghi "Thu nhập chịu thuế" (Shotoku) chứ không phải "Tổng thu nhập" (Shunyu).
2. Thông tin vợ/chồng (nếu xin khấu trừ vợ/chồng)
   • Nếu vợ/chồng thu nhập dưới ¥1,030,000, giảm tối đa ¥380,000.
   • Nếu vợ/chồng thu nhập dưới ¥1,500,000, vẫn được giảm một phần (Khấu trừ đặc biệt).

Lỗi thường gặp: Nhầm lẫn giữa "Tổng thu nhập" (Lương về tay + Thuế + BH) và "Thu nhập chịu thuế".

Giấy tờ ③: Tờ khai khấu trừ bảo hiểm

Tên chính thức: 給与所得者の保険料控除申告書

Mục đích: Khai báo tiền bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm động đất, bảo hiểm xã hội (nếu tự đóng) để được giảm thuế.

Giấy tờ bắt buộc đính kèm: Vào tháng 10-11, công ty bảo hiểm sẽ gửi bưu thiếp "Giấy chứng nhận khấu trừ" (Kojo Shomeisho) về nhà bạn. Bạn phải dán bưu thiếp này vào tờ khai.

User Review★★★★★5/5

Giấy tờ bổ sung cho người chuyển việc

Nếu bạn chuyển việc trong năm, bắt buộc phải nộp "Phiếu gensen" (Gensen Choshu Hyo) của công ty cũ.

Đây là tờ giấy ghi lại thu nhập và thuế bạn đã đóng ở công ty cũ. Nếu không nộp cho công ty mới, thu nhập cũ sẽ không được tính toán, dẫn đến việc bạn có thể bị đóng thuế hai lần.

Trên Reddit, có người chia sẻ: "Do không nộp Phiếu gensen của công ty cũ khi chuyển việc, tôi đã phải đóng thừa ¥50,000 tiền thuế".

Nếu công ty cũ không cấp:

• Liên hệ Hello Work để được tư vấn.
• Nộp đơn "Thông báo không được cấp Phiếu gensen" lên Sở thuế.

Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ cho người cần Kê khai thuế

Nếu Điều chỉnh thuế cuối năm không giải quyết được trường hợp của bạn, bạn cần Kê khai thuế.

Thời hạn và Cách thức

Lịch trình Kê khai thuế 2025:

• Thời gian tính thuế: Thu nhập từ 1/1/2024 – 31/12/2024.
• Thời gian nộp: 17/2/2025 (Thứ Hai) – 17/3/2025 (Thứ Hai).
• Cách nộp:
  • e-Tax (Online): Nhận tiền hoàn sau 2-3 tuần.
  • Gửi bưu điện/Nộp trực tiếp: Nhận tiền hoàn sau 1-2 tháng.

Khuyên dùng: e-Tax để nhận tiền nhanh nhất.

Danh sách giấy tờ cần thiết

Bắt buộc với mọi người:

• Tờ khai thuế (Mẫu A hoặc B).
• Thẻ My Number (hoặc Thẻ ngoại kiều + Thẻ thông báo My Number).
• Thông tin tài khoản ngân hàng (để nhận tiền).
• Phiếu gensen (nhận từ công ty).

Giấy tờ thêm tùy trường hợp:

Khấu trừ chi phí y tế

• Hóa đơn viện phí, thuốc men.
• Bảng kê chi tiết chi phí y tế (tải từ web Sở thuế).
• Mức sàn: Chi phí y tế vượt quá ¥100,000/năm (hoặc 5% thu nhập).

Khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài

• Giấy chứng nhận quan hệ thân nhân.
• Giấy chứng nhận chuyển tiền (của từng người phụ thuộc).

Khấu trừ Furusato Nozei (trên 6 nơi)

• Giấy chứng nhận quyên góp (do các địa phương gửi về).

e-Tax hay Nộp giấy: Cái nào lợi hơn?

Mục	e-Tax (Online)	Nộp giấy (Bưu điện/Trực tiếp)
Tốc độ hoàn tiền	2-3 tuần	1-2 tháng
Thời gian nộp	24/24 giờ	Giờ hành chính
Cần chuẩn bị	Thẻ My Number + Đt/PC	In tờ khai ra giấy
Khấu trừ Aoiro	¥650,000	¥550,000
Ưu điểm	Nhanh, tiện, khấu trừ cao	Không cần rành công nghệ, yên tâm

Khuyên dùng: Nếu muốn nhận tiền nhanh và có thẻ My Number, e-Tax là lựa chọn số 1.

:::ReviewBox{title="Ý kiến người dùng e-Tax" description=""Chỉ cần có thẻ My Number, tôi làm trên điện thoại mất 15 phút là xong. 2 tuần sau thấy 8 man yên (¥80,000) về tài khoản, bất ngờ thật." (Người dùng Reddit, Nhân viên văn phòng, 30 tuổi)" rating="5" pros="・Hoàn tiền nhanh (2-3 tuần)|・Nộp bất cứ lúc nào 24h|・Không cần đến Sở thuế|・Khấu trừ cao hơn ¥100,000 nếu khai Aoiro" cons="・Lần đầu cần thiết lập thẻ My Number|・Cần điện thoại đọc được thẻ NFC|・Tự chịu trách nhiệm nếu nhập sai"} :::

5 cái bẫy người nước ngoài hay mắc phải

Dưới đây là những điểm người Việt tại Nhật cần đặc biệt lưu ý.

① Sai tên (Romaji vs Katakana)

Vấn đề: Tên trên giấy tờ thuế không khớp với Thẻ ngoại kiều hoặc Tài khoản ngân hàng.

Giải pháp:

• Ghi tên y hệt như trên Thẻ ngoại kiều (Viết hoa toàn bộ, thứ tự Họ - Tên đệm - Tên).
• Chú ý khoảng cách (dấu cách).
• Ví dụ: Thẻ ghi "NGUYEN VAN A" thì tờ khai cũng phải là "NGUYEN VAN A".

② Không chuẩn bị giấy tờ chuyển tiền (Gửi tay ba)

Vấn đề: Nhiều người Việt gửi tiền về qua dịch vụ tay ba (Facebook) hoặc nhờ bạn bè cầm về. Cách này KHÔNG được chấp nhận để giảm thuế.

Yêu cầu bắt buộc:

• Phải chuyển qua ngân hàng hoặc dịch vụ chuyển tiền hợp pháp (như SBI, DCOM, Wise, Smiles...).
• Phải có hóa đơn/sao kê ghi rõ tên người gửi (bạn) và người nhận (người phụ thuộc).

③ Quên nộp Phiếu gensen của công ty cũ

Vấn đề: Chuyển việc nhưng không nộp phiếu gensen cũ cho công ty mới, dẫn đến tính sai thuế.

Giải pháp:

• Khi nghỉ việc, yêu cầu công ty cũ cấp ngay Phiếu gensen.
• Nộp cho công ty mới ngay khi vào làm hoặc đợt cuối năm.

④ Nhầm lẫn hạn chót "Điều chỉnh thuế" và "Kê khai thuế"

Vấn đề: Nghĩ rằng "Tháng 3 mới hết hạn" nên bỏ qua hạn tháng 11 của công ty.

Hiểu đúng:

• Tháng 11: Hạn nộp cho công ty (để công ty làm giúp).
• Tháng 2-3: Hạn tự đi làm với Sở thuế.

Nếu lỡ hạn tháng 11, bạn sẽ vất vả hơn vì phải tự đi làm vào tháng 3.

⑤ Về nước mà không Kê khai thuế

Vấn đề: Nghỉ việc về nước giữa năm nhưng không làm thủ tục thuế, mất khoản tiền hoàn thuế đáng lẽ được nhận.

Giải pháp:

• Trước khi về nước: Đến Sở thuế làm thủ tục Kê khai thuế (Jun-kakutei Shinkoku).
• Nếu đã về nước: Ủy quyền cho "Người quản lý thuế" (bạn bè ở Nhật) làm giúp.
• Giữ lại tài khoản ngân hàng Nhật để nhận tiền hoàn.

3 mẹo để nhận lại tiền thuế tối đa

1. Đóng bù Nenkin (Truy thu) cũng được giảm thuế

   • Nếu bạn đóng bù số tiền Nenkin chưa đóng của 2 năm trước, toàn bộ số tiền đó được tính vào khấu trừ bảo hiểm xã hội.
   • Ví dụ: Đóng bù ¥200,000, có thể được giảm khoảng ¥40,000 tiền thuế.

2. Chế độ thuế Tự điều trị (Self-medication)

   • Ngay cả khi chi phí y tế dưới 10 man, nếu bạn mua thuốc không kê đơn (OTC) thuộc danh mục quy định trên ¥12,000, bạn có thể được giảm thuế.
   • Kiểm tra các hộp thuốc có logo Self-medication.

3. Mẹo Furusato Nozei thực chất 0 đồng

   • Nếu quyên góp vào các đợt khuyến mãi của Rakuten, số điểm (Point) nhận lại có thể bù đắp hoàn toàn khoản phí ¥2,000 bạn phải tự chịu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Tôi quên làm Điều chỉnh thuế cuối năm rồi. Có mất tiền luôn không?

A: Không mất. Bạn vẫn có thể nhận lại tiền bằng cách tự đi Kê khai thuế (Kakutei Shinkoku) từ 17/2 đến 17/3/2025.

Q2: Tiền hoàn thuế thường là bao nhiêu?

A: Trung bình từ ¥20,000 – ¥100,000. Con số này phụ thuộc vào số người phụ thuộc, tiền bảo hiểm bạn đóng...

• Độc thân, có bảo hiểm: Khoảng ¥20,000 – ¥30,000.
• Đã kết hôn, nuôi vợ/chồng: Khoảng ¥50,000 – ¥70,000.
• Nuôi 2 con + Bảo hiểm: Khoảng ¥80,000 – ¥100,000.

Q3: Tôi làm thêm (baito) được 19 man/năm. Có cần Kê khai thuế không?

A: Không cần Kê khai thuế thu nhập (với Sở thuế) nếu thu nhập phụ dưới ¥200,000. Tuy nhiên, bạn có thể vẫn phải báo cáo với Tòa thị chính để tính Thuế thị dân (Juminzei).

Q4: Tôi không có thẻ My Number thì làm sao?

A: Bạn có thể dùng Thẻ ngoại kiều + Thẻ thông báo (Tsuchi Card) hoặc Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo) có ghi mã số My Number để thay thế. Tuy nhiên, có thẻ cứng My Number sẽ tiện hơn để làm e-Tax.

Q5: Muốn đưa bố mẹ ở Việt Nam vào phụ thuộc thì cần gì?

A: Cần 2 thứ quan trọng nhất:

1. Giấy khai sinh (chứng minh quan hệ) - Dịch công chứng.
2. Giấy chuyển tiền ngân hàng (chứng minh nuôi dưỡng) - Gửi cho từng người riêng biệt (Ví dụ: Gửi cho bố 1 phiếu, mẹ 1 phiếu, không gửi chung).

Q6: e-Tax bị lỗi, tôi nộp giấy được không?

A: Được. Bạn có thể in ra và gửi bưu điện hoặc đem trực tiếp đến Sở thuế. Tiền về chậm hơn chút nhưng vẫn được xử lý bình thường.

Tổng kết: Hãy đúng hạn để nhận lại tiền của mình

Tóm tắt lại những điểm quan trọng:

Quy tắc vàng:

• Nhân viên công ty ưu tiên làm "Điều chỉnh thuế cuối năm" (Hạn: Tháng 11).
• Nếu có thu nhập phụ, chi phí y tế cao, hoặc Furusato Nozei > 6 nơi: Phải làm "Kê khai thuế" (Tháng 2-3).
• Lỡ hạn công ty thì tự đi Kê khai thuế để "cứu vãn".

Lưu ý cho người Việt:

• Tên phải khớp Thẻ ngoại kiều.
• Đăng ký người phụ thuộc phải có giấy chuyển tiền hợp lệ (không tay ba).
• Chuyển việc nhớ nộp Phiếu gensen cũ.

Việc cần làm ngay:

1. Xác định xem mình chỉ cần Điều chỉnh thuế hay phải Kê khai thuế.
2. Kiểm tra hạn chót của công ty (thường là tháng 11) và chuẩn bị giấy tờ.
3. Tìm lại các bưu thiếp khấu trừ bảo hiểm.
4. Nếu đã muộn, hãy lên lịch để tháng 2 đi Kê khai thuế.

Làm đúng thủ tục, bạn có thể nhận lại trung bình ¥20,000 – ¥100,000. Đừng để mất quyền lợi của mình nhé!